¿Qué es el RGPD y por qué debería importarte? 

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es una norma europea que establece cómo deben tratarse los datos personales. Desde un simple email hasta la imagen de una persona en tus redes, todo debe gestionarse con criterios de transparencia, consentimiento informado y seguridad.

En el mundo digital actual, los datos personales son el nuevo oro. Y al igual que con cualquier recurso valioso, su gestión y protección están estrictamente reguladas. Para las Pequeñas y Medianas Empresas (PYMES) en España, esto significa estar al tanto de las obligaciones que impone el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) europeo y nuestra Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD). No te asustes, aquí te desglosamos lo esencial de forma sencilla.

Cada dato que tu PYME recoja ya sea de un cliente, un empleado o un proveedor, debe tener una razón de ser clara y legal. Esto se llama «base legitimadora». Las más comunes son:

• El consentimiento: Si tu cliente te da permiso explícito para usar sus datos (por ejemplo, para enviarle tu newsletter).

• Un contrato: Si necesitas los datos para cumplir un servicio que has pactado (ej. la dirección de envío de un pedido).

• Una obligación legal: Si una ley te exige tener esos datos (ej. datos fiscales para Hacienda).

• Interés legítimo: Cuando tienes una razón válida y equilibrada para usar los datos, siempre que no perjudique los derechos del interesado.

Además, debes ser completamente transparente. Cuando pidas datos, la persona debe saber quién eres (tu PYME) y cuánto tiempo la vas a guardar.

¿Qué es un Delegado de Protección de Datos? 

No se trata de tener el sistema más caro, sino de implementar medidas de seguridad adecuadas al riesgo. Piensa en:

• Control de acceso: ¿Quién puede ver qué datos? (Solo el personal autorizado).

• Copias de seguridad: ¿Qué pasa si pierdes los datos? (Debes tener copias).

• Protección contra ciberataques: Contraseñas fuertes, antivirus, firewalls…

• Formación del personal: Tus empleados deben saber cómo manejar los datos de forma segura.

Un buen punto de partida es un Registro de Actividades de Tratamiento (RAT). Es un documento interno donde detallas qué datos manejas, para qué, cómo los proteges, etc. Aunque hay excepciones para PYMES muy pequeñas, la mayoría lo necesitará.

¿Tienes una gestoría, una empresa de marketing o un proveedor de software que maneja datos de tus clientes? Entonces ellos son tus «encargados del tratamiento». Es obligatorio firmar un contrato de encargo de tratamiento con ellos. Este documento legal establece sus obligaciones y responsabilidades en cuanto a la protección de los datos que les confías. Es tu garantía de que también cumplen con la ley.

Por su parte, el Delegado de Protección de Datos (DPD), o Data Protection Officer (DPO) por sus siglas en inglés, es un profesional experto en legislación y prácticas de protección de datos. Su rol fue introducido por el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) para asegurar y supervisar el cumplimiento de la normativa de privacidad dentro de una organización.

No es solo un consultor; el DPD actúa como un asesor independiente, un monitor interno y un punto de contacto tanto para la autoridad de control (en España, la Agencia Española de Protección de Datos – AEPD) como para los propios interesados (clientes, empleados, etc.). Su importancia radica en que ayuda a las empresas a navegar por la complejidad del RGPD y la LOPDGDD, minimizando riesgos legales y reputacionales.

Sanciones: ¿Es obligatorio cumplir con la Ley de Protección de Datos?

Cumplir con la Ley de Protección de Datos no es solo una obligación:
Es una oportunidad para demostrar profesionalidad
Es una garantía frente a reclamaciones
Y sobre todo, es la mejor forma de construir relaciones duraderas con tus clientes

Ignorar el RGPD no solo es arriesgado, es caro. Las multas pueden alcanzar los 20 millones de euros o el 4 % de tu facturación anual. Y lo peor: puedes perder la confianza de tu público.

¿Sigues usando formularios sin cláusulas legales?
¿Compartes datos de clientes con terceros sin contrato?
¿No sabes dónde están almacenados tus datos?
Entonces, necesitas una revisión urgente.